Die Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit steuert die Prozesse von Evaluationen und stellt deren Qualität sicher. Das Management von Evaluationen ist in mehrere Schritte gegliedert.
Evaluationsmanagement
Die Sektion Evaluation und Controlling (E+C) ist für den Prozess und die Qualität von unabhängigen thematischen und institutionellen Evaluationen zuständig, die von der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) in Auftrag gegeben werden. Die Evaluationen selber werden von externen Expertinnen und Experten durchgeführt.
Zusätzlich lassen die Mitarbeitenden der DEZA und die Projektverantwortlichen im Aussennetz jährlich an die 100 projekt- oder programmspezifische Evaluationen durchführen.
Ablauf einer Evaluation
Das Evaluationsmanagement der DEZA ist in verschiedene Phasen unterteilt, die je nach Evaluationstyp und Zuständigkeiten unterschiedlich ablaufen.
- Definition des Evaluationsgegenstands
Definition eines objektiven Nutzens einer Evaluation für ein weiteres Vorgehen in einem bestimmten Bereich. Eine Evaluation soll den Wirkungshypothesen einer Programmlogik folgen und objektive Evidenz für die Wirkung eines Programmes schaffen.
- Absteckung der Rahmenbedingungen
Definition des Zwecks, des Umfangs und der spezifischen Fragen der Evaluation. Dazu gehört auch die Erstellung eines Pflichtenhefts inklusive methodischem Vorgehen für das Evaluationsteam. Um die institutionelle Verankerung und Akzeptanz der Evaluationsergebnisse innerhalb der DEZA sicherzustellen, wird zudem eine interne Referenzgruppe von Expertinnen und Experten zum jeweiligen Thema bestimmt.
- Auswahl eines Evaluationsteams
Auswahl eines Evaluationsteams nach einem internationalen Einladungsverfahren gemäss Beschaffungsrichtlinien an externe Beratungsteams. In einem Vertrag werden alle Bedingungen des Auftrags festgehalten.
- Sicherstellen der Qualität der Evaluation
Die Evaluationsgrundsätze der DEZA müssen während des gesamten Prozesses gewahrt bleiben. Die verantwortlichen Programmbeauftragten oder die Evaluationsmanager begleiten das Evaluationsteam und stellen die Einhaltung des Pflichtenhefts sowie die Wahrung der Unabhängigkeit und der Evaluationsstandards sicher. Schlussberichte werden auf ihre Qualität und Nutzenorientierung geprüft.
- Berichterstattung und Empfehlungen
Erkenntnisse werden mit Expertinnen und Experten sowie der Referenzgruppe diskutiert und validiert. Der endgültige Evaluationsbericht beantwortet die Schlüsselfragen aus dem Pflichtenheft und erläutert die Methodik und Ergebnisse. Auch Mängel und Herausforderungen bei der Durchführung der Evaluation müssen hervorgehoben werden. Der Schlussbericht enthält Schlussfolgerungen und Empfehlungen zum künftigen Vorgehen.
- Stellungnahme der Direktion und Prüfung der Umsetzung von Empfehlungen
Die Stellungnahme der Auftraggeberin anerkennt den Wert der Ergebnisse und Empfehlungen der Evaluation und gibt eine strategische Ausrichtung für die Umsetzung der Empfehlungen vor, inklusive konkreter Massnahmen und Verantwortlichkeiten. Der Evaluationsbericht und die Stellungnahme werden intern aufgearbeitet und im Studienarchiv der Bundesverwaltung veröffentlicht. Die zuständigen Abteilungen setzen den Aktionsplan der Direktion um.
